Datenschutzerklärung

RE:FORM STUDIO UG (haftungsbeschränkt)

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

RE:FORM STUDIO UG (haftungsbeschränkt)
Bahnhofstraße 28
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Deutschland
E-Mail: info@re-form-studio.de
Telefon: 015562 063379

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website, unsere Kommunikation mit dir sowie für die Organisation, Buchung und Durchführung unserer Studioleistungen einschließlich Memberships, Sportnavi- und Wellpass-Angeboten, Zahlungsabwicklung und der Bearbeitung damit zusammenhängender Ansprüche, soweit wir hierfür verantwortlich sind.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung von Buchungen und Memberships, die Prüfung von Teilnahmeberechtigungen, die Zahlungsabwicklung, die Organisation und Durchführung unserer Kurse, die Prüfung und Bearbeitung von Ansprüchen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Dabei können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Bestandsdaten, z. B. Name und Kund:innenkonto
• Kontaktdaten, z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift
• Buchungs-, Kurs-, Ticket-, Gutschein-, Membership- und Vertragsdaten
• Angaben zu Membership-Laufzeit, Teilnahme-Kontingenten, Kündigungen und Vertragsstatus
• Angaben zur Sportnavi- oder Wellpass-Berechtigung, Tarifstufe und gegebenenfalls zu verfügbaren Nutzungskontingenten, soweit uns diese für die konkrete Teilnahme zur Verfügung stehen
• Check-in- und Teilnahmedaten, insbesondere Datum, Uhrzeit und Status des Check-ins, sowie Stornierungszeitpunkt und gegebenenfalls Nichterscheinen
• Zahlungs-, Rechnungs- und Abrechnungsdaten, einschließlich Zuzahlungen, Erstattungen, Sportnavi- und Wellpass-Vergütungen und gegebenenfalls Nachforderungen
• bei Zahlung per SEPA insbesondere Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, IBAN, SEPA-Mandatsdaten, Mandatsstatus, Zahlungsbetrag, Fälligkeit, Transaktionsstatus sowie Informationen über Rücklastschriften
• Kommunikationsdaten, z. B. Inhalte von E-Mails oder Anfragen
• technisch erforderliche Nutzungsdaten beim Besuch unserer Website, z. B. IP-Adresse und Server-Logfiles
• freiwillig mitgeteilte Gesundheitsangaben, soweit diese für eine sichere Teilnahme am Training relevant sind
• Einwilligungs- und Widerrufsdaten, z. B. Cookie-, Foto-, Gesundheits- oder Marketing-Einwilligungen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, erfolgt dies grundsätzlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit keine andere gesetzliche Rechtsgrundlage einschlägig ist.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten bzw. Dateien
• übertragene Datenmenge und Statusmeldungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und zuverlässigen Betrieb unserer Website.

Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du in der Regel an „https://“ in der Adresszeile deines Browsers. Dadurch sollen Daten, die du an uns übermittelst, vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt werden.

5. Cookies, Einwilligungsmanagement und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website technisch notwendige Cookies bzw. ähnliche Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.

Soweit Analyse-, Statistik-, Marketing- oder sonstige nicht technisch notwendige Dienste eingesetzt werden oder Informationen auf deinem Endgerät gespeichert bzw. ausgelesen werden, erfolgt dies nur nach deiner vorherigen Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Deine Entscheidung über externe Inhalte (Eversports-Kursplan, Google-Maps-Karte) speichern wir, wenn du „künftig automatisch laden“ wählst, ausschließlich im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage) zusammen mit dem Zeitpunkt. Diese Angabe wird nicht an uns übermittelt und nach zwölf Monaten nicht mehr berücksichtigt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Einzelheiten und die Möglichkeit, deine Einwilligung zu ändern oder zu widerrufen, findest du auf der Seite „Cookie-Einstellungen“.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht und gegebenenfalls weitere von dir mitgeteilte Informationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Bearbeitung von Anfragen.

7. Buchungen, Memberships und Kundenverwaltung über Eversports

Für die Organisation und Verwaltung unserer Studioleistungen nutzen wir Eversports, angeboten von der Eversport GmbH, Jakov-Lind-Straße 13 / Tür 6 / 5. Stock, 1020 Wien, Österreich. Dies betrifft insbesondere Buchungen, Tickets, Mehrfachkarten, Geschenkgutscheine, Memberships, Sportnavi- und Wellpass-Zuzahlungen, Teilnahmeverwaltung, Stornierungen, Rechnungen und, soweit vereinbart, wiederkehrende Zahlungen.

Hierbei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten
• Eversports-Konto- und Profilinformationen
• Buchungs-, Kurs-, Check-in- und Teilnahmeinformationen sowie Stornierungszeitpunkte und gegebenenfalls Nichterscheinen
• Ticket-, Gutschein- und Membership-Daten
• Beginn, Laufzeit und Status einer Membership
• monatliches Teilnahme-Kontingent und dessen Nutzung
• Kündigungs- und Vertragsdaten
• Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsstatus, gegebenenfalls Nachforderungen, Gutschriften und Erstattungen
• gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Zusatzinformationen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie der Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit RE:FORM STUDIO dient, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt sie zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit wir Buchungs-, Teilnahme-, Stornierungs- und Zahlungsdaten zur Prüfung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zutreffenden Klärung und Abwicklung von Forderungen sowie der Wahrung unserer Rechte; dabei berücksichtigen wir deine Interessen und Grundrechte.

Soweit Eversports Daten im Rahmen des Eversports Managers nach unserer Weisung verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Eversports verarbeitet bestimmte Daten daneben in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, insbesondere im Zusammenhang mit dem persönlichen Eversports-Konto, der Bereitstellung der Eversports-Plattform, eigenen Sicherheits- und Supportfunktionen sowie bestimmten Zahlungs- und Plattformdiensten. Für diese Verarbeitungen gelten die Datenschutzinformationen von Eversports, abrufbar unter https://www.eversports.de/h/privacy und https://www.eversportsmanager.com/de-AT/datenschutz.

7a. Sportnavi-Mitgliedschaften, Check-in und Abrechnung

Für die Nutzung unserer Sportnavi-Angebote arbeiten wir mit der Sportnavi.de GmbH, Schmiedestrang 22, 33415 Verl, Deutschland, zusammen. Du buchst deine Class und bezahlst die vereinbarte Zuzahlung über Eversports. Der Sportnavi-Check-in erfolgt gesondert vor Ort über die Sportnavi-App mit unserem Studio-QR-Code. Wir prüfen die Check-in-Bestätigung und die für uns verfügbaren Angaben im Sportnavi-Partnerportal.

Die hierfür benötigten Daten erhalten wir von dir, aus deiner Buchung über Eversports und von Sportnavi, insbesondere über die Check-in-Bestätigung, das Partnerportal und die Abrechnung. Eine automatische Schnittstelle zwischen Eversports und Sportnavi wird von uns derzeit nicht genutzt. Zur Zuordnung und Prüfung gleichen wir die erforderlichen Angaben miteinander ab.

Dabei verarbeiten wir, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und uns die Angaben zur Verfügung stehen, insbesondere:

• deinen Namen und gegebenenfalls eine zur Zuordnung erforderliche Mitglieds- oder Check-in-Kennung
• Angaben zur Gültigkeit deiner Sportnavi-Mitgliedschaft, zur Tarifstufe und zur Berechtigung für die konkrete Teilnahme einschließlich eines erforderlichen Nutzungskontingents
• Studio, gebuchte Class, Datum und Uhrzeit der Buchung und Teilnahme sowie Check-in-Status und Check-in-Zeitpunkt
• Stornierungszeitpunkt, dokumentierte Teilnahme oder Nichterscheinen sowie erforderliche Angaben zur Klärung eines fehlenden oder fehlerhaften Check-ins
• Zuzahlungen, zugehörige Sportnavi-Vergütungen und deren Abrechnungsstatus sowie gegebenenfalls Nachforderungen, Gutschriften, Erstattungen und dazugehörige Kommunikation.

Wir nutzen diese Daten zur Prüfung deiner Teilnahmeberechtigung, zur Zuordnung des Check-ins zu deiner Buchung und zur Abrechnung mit Sportnavi. Außerdem verwenden wir die erforderlichen Angaben zur Prüfung und Bearbeitung von Nachzahlungen oder Ausfallforderungen nach unseren AGB, etwa bei fehlender Berechtigung, einem fehlenden Check-in, einer verspäteten Absage oder Nichterscheinen. Dabei prüfen wir auch Einwendungen, einen geringeren oder fehlenden Schaden sowie gegebenenfalls erforderliche Korrekturen oder Erstattungen.

Die zur Durchführung deiner Buchung zu Sportnavi-Konditionen erforderliche Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Prüfung und Abrechnung unserer Vergütungsansprüche gegenüber Sportnavi sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer korrekten Abrechnung, der Vermeidung unberechtigter Forderungen und der Wahrung unserer Rechte; wir berücksichtigen dabei deine Interessen und Grundrechte. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

Soweit zur Abrechnung, zur Prüfung einer Berechtigung oder zur Klärung und Korrektur eines Check-ins erforderlich, übermitteln wir Sportnavi die dafür notwendigen Identifikations-, Besuchs- und Abrechnungsangaben. Für die Verwaltung deiner Buchung, Zuzahlung und gegebenenfalls einer Nachforderung setzen wir Eversports und, soweit eine Zahlung darüber abgewickelt wird, die beteiligten Zahlungsdienstleister gemäß Ziffern 7 und 8 ein. Eine Übermittlung vollständiger Buchungshistorien oder von Gesundheitsangaben an Sportnavi ist für diese Zwecke nicht vorgesehen.

Für deine Sportnavi-Mitgliedschaft, das Sportnavi-Konto und den Betrieb der Sportnavi-App verarbeitet Sportnavi Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Für unsere eigene Buchungs-, Teilnahme- und Forderungsverwaltung ist RE:FORM STUDIO verantwortlich. Die Datenschutzinformationen von Sportnavi findest du unter https://www.sportnavi.de/datenschutz/.

Bei technischen Problemen oder einem zulässigen Ersatznachweis dokumentieren wir nur die zur Prüfung, Zuordnung und gegebenenfalls Korrektur erforderlichen Angaben. Gesundheitsangaben, die du im Zusammenhang mit einer Absage oder einem Einwand mitteilst, behandeln wir nach Ziffer 10. Für die Speicherung und Löschung der Sportnavi-bezogenen Daten gilt Ziffer 20; zur erforderlichen Bereitstellung von Daten siehe Ziffer 25.

7b. EGYM-Wellpass-Mitgliedschaften, Check-in und Abrechnung

Für die Nutzung unserer Wellpass-Angebote arbeiten wir mit der EGYM Wellpass GmbH, Einsteinstraße 172, 81677 München, Deutschland, zusammen. Du buchst deine Class und bezahlst die vereinbarte Zuzahlung über Eversports. Der Wellpass-Check-in erfolgt gesondert vor Ort über die Wellpass-App per Studio-QR-Code oder Standorterkennung. Wir prüfen die Check-in-Bestätigung und die uns von Wellpass zur Verfügung gestellten Angaben.

Die hierfür benötigten Daten erhalten wir von dir, aus deiner Buchung über Eversports und von Wellpass, insbesondere über die Check-in-Bestätigung und die Abrechnung. Eine automatische Schnittstelle zwischen Eversports und Wellpass wird von uns derzeit nicht genutzt. Zur Zuordnung und Prüfung gleichen wir die erforderlichen Angaben miteinander ab.

Dabei verarbeiten wir, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und uns die Angaben zur Verfügung stehen, insbesondere:

• deinen Namen und gegebenenfalls eine zur Zuordnung erforderliche Mitglieds- oder Check-in-Kennung
• Angaben zur Gültigkeit deiner Wellpass-Mitgliedschaft und zur Berechtigung für die konkrete Teilnahme einschließlich eines erforderlichen Nutzungskontingents
• Studio, gebuchte Class, Datum und Uhrzeit der Buchung und Teilnahme sowie Check-in-Status und Check-in-Zeitpunkt
• Stornierungszeitpunkt, dokumentierte Teilnahme oder Nichterscheinen sowie erforderliche Angaben zur Klärung eines fehlenden oder fehlerhaften Check-ins
• Zuzahlungen, zugehörige Wellpass-Vergütungen und deren Abrechnungsstatus sowie gegebenenfalls Nachforderungen, Gutschriften, Erstattungen und dazugehörige Kommunikation.

Wir nutzen diese Daten zur Prüfung deiner Teilnahmeberechtigung, zur Zuordnung des Check-ins zu deiner Buchung und zur Abrechnung mit Wellpass. Außerdem verwenden wir die erforderlichen Angaben zur Prüfung und Bearbeitung von Nachzahlungen oder Ausfallforderungen nach unseren AGB, etwa bei fehlender Berechtigung, einem fehlenden Check-in, einer verspäteten Absage oder Nichterscheinen. Dabei prüfen wir auch Einwendungen, einen geringeren oder fehlenden Schaden sowie gegebenenfalls erforderliche Korrekturen oder Erstattungen.

Die zur Durchführung deiner Buchung zu Wellpass-Konditionen erforderliche Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Prüfung und Abrechnung unserer Vergütungsansprüche gegenüber Wellpass sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer korrekten Abrechnung, der Vermeidung unberechtigter Forderungen und der Wahrung unserer Rechte; wir berücksichtigen dabei deine Interessen und Grundrechte. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

Soweit zur Abrechnung, zur Prüfung einer Berechtigung oder zur Klärung und Korrektur eines Check-ins erforderlich, übermitteln wir Wellpass die dafür notwendigen Identifikations-, Besuchs- und Abrechnungsangaben. Für die Verwaltung deiner Buchung, Zuzahlung und gegebenenfalls einer Nachforderung setzen wir Eversports und, soweit eine Zahlung darüber abgewickelt wird, die beteiligten Zahlungsdienstleister gemäß Ziffern 7 und 8 ein. Eine Übermittlung vollständiger Buchungshistorien oder von Gesundheitsangaben an Wellpass ist für diese Zwecke nicht vorgesehen.

Für deine Wellpass-Mitgliedschaft, das Wellpass-Konto und den Betrieb der Wellpass-App verarbeitet die EGYM Wellpass GmbH Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Für unsere eigene Buchungs-, Teilnahme- und Forderungsverwaltung ist RE:FORM STUDIO verantwortlich. Die Datenschutzinformationen von EGYM Wellpass findest du unter https://de.egym-wellpass.com/de-de/datenschutz.

Bei technischen Problemen oder einem zulässigen Ersatznachweis dokumentieren wir nur die zur Prüfung, Zuordnung und gegebenenfalls Korrektur erforderlichen Angaben. Gesundheitsangaben, die du im Zusammenhang mit einer Absage oder einem Einwand mitteilst, behandeln wir nach Ziffer 10. Für die Speicherung und Löschung der Wellpass-bezogenen Daten gilt Ziffer 20; zur erforderlichen Bereitstellung von Daten siehe Ziffer 25.

8. Zahlungsabwicklung und automatisiertes SEPA

Zahlungen für unsere Leistungen können über Eversports und die dort eingebundenen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden. Dies umfasst insbesondere Tickets, Karten, Memberships und Sportnavi- bzw. Wellpass-Zuzahlungen sowie gegebenenfalls berechtigte Nachforderungen und Erstattungen. Für Memberships bieten wir insbesondere die Zahlung mittels automatisiertem SEPA-Basislastschriftverfahren an.

Bei der Nutzung des automatisierten SEPA-Verfahrens können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Anschrift
• Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers
• IBAN
• SEPA-Mandatsdaten und Mandatsstatus
• Mandatsreferenz und Angaben zum Zahlungsempfänger
• Rechnungs- und Membership-Daten
• Zahlungsbetrag und Fälligkeit
• Transaktions- und Zahlungsstatus
• Informationen über erfolgreiche, fehlgeschlagene oder zurückgebuchte Lastschriften

Das SEPA-Mandat wird über Eversports angelegt und verwaltet. Die technische Zahlungsabwicklung erfolgt über Eversports und den von Eversports eingesetzten Zahlungsdienstleister, derzeit insbesondere Stripe. Die hierfür erforderlichen Zahlungs- und Transaktionsdaten werden an diese Empfänger übermittelt.

Je nach konkreter Verarbeitung können Eversports und der eingesetzte Zahlungsdienstleister Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten. Für diese Verarbeitung gelten deren jeweilige Datenschutzinformationen. Die Datenschutzinformationen von Stripe findest du unter https://stripe.com/de/privacy.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt zur Durchführung der gebuchten Leistung und der vereinbarten Zahlung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten zur Prüfung, Geltendmachung oder Abwehr von Forderungen verarbeiten, stützen wir dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der zutreffenden Klärung und Abwicklung von Forderungen. Soweit Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsdaten aufgrund gesetzlicher Buchführungs-, Steuer- oder Nachweispflichten aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir erhalten bzw. verarbeiten nur diejenigen Zahlungsdaten, die uns über das Buchungs- und Zahlungssystem für die Vertrags-, Zahlungs- und Rechnungsverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Vollständige Kreditkartendaten werden grundsätzlich nicht bei uns gespeichert.

9. Kommunikation zu Buchungen, Memberships und Zahlungen

Wir verwenden deine Kontaktdaten insbesondere für:

• Buchungsbestätigungen
• Erinnerungen
• Wartelistenbenachrichtigungen
• Kursausfälle oder Änderungen
• Informationen zu Tickets, Gutscheinen und Memberships
• Vertrags- und Kündigungsbestätigungen
• Rechnungen und Zahlungsinformationen
• Rückfragen und Mitteilungen zu Sportnavi- und Wellpass-Berechtigungen, Check-ins, Abrechnungen, Nachforderungen und Erstattungen
• Informationen zur Einrichtung oder Verifizierung eines SEPA-Mandats
• Informationen über bevorstehende, erfolgreiche oder fehlgeschlagene Zahlungen
• sonstige für die Vertragsdurchführung erforderliche Mitteilungen

Diese Nachrichten dienen der Durchführung des Vertrags oder der Klärung damit zusammenhängender Ansprüche und sind keine Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation für die Vertragsdurchführung erforderlich ist. Bei der Prüfung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen verarbeiten wir die erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Klärung der Angelegenheit und der Wahrung unserer Rechte. Soweit organisatorische Hinweise außerhalb eines konkreten Vertragsverhältnisses erforderlich sind, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

10. Freiwillige Gesundheitsangaben und Schwangerschaft

Soweit du uns vor oder im Rahmen eines Trainings freiwillig Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen, Beschwerden, Verletzungen, Schwangerschaft oder sonstigen körperlichen Besonderheiten machst, verarbeiten wir diese zum Zweck einer sicheren und angemessenen Durchführung des Trainings sowie zur Prüfung, ob eine Teilnahme möglich ist. Für eine ausnahmsweise erforderliche Verarbeitung zur Klärung konkreter Rechtsansprüche gelten die nachfolgenden besonderen Hinweise.

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung solcher Angaben erfolgt grundsätzlich nur, wenn du uns hierfür ausdrücklich deine Einwilligung erteilt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wir erheben nur solche Angaben, die für die sichere Durchführung des Trainings erforderlich sind. Die Mitteilung konkreter Diagnosen ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Werden ärztliche Bescheinigungen vorgelegt, verarbeiten wir diese nur soweit erforderlich. Soweit für den jeweiligen Zweck ausreichend, dokumentieren wir lediglich, dass und für welchen Zeitraum ein entsprechender Nachweis vorgelegt wurde, ohne weitergehende medizinische Angaben dauerhaft zu speichern.

Soweit Gesundheitsangaben ausnahmsweise zur Prüfung, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, etwa zur Beurteilung eines gesundheitlich begründeten Einwands gegen eine Ausfallforderung, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zutreffenden Prüfung des Anspruchs und der Wahrung unserer Rechte. Wir beschränken die Verarbeitung auf die hierfür notwendigen Angaben; konkrete Diagnosen sind regelmäßig nicht erforderlich.

Ohne erforderliche teilnahmerelevante Angaben kann eine Teilnahme im Einzelfall aus Sicherheitsgründen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein, wenn wir sonst eine sichere Durchführung des Trainings nicht beurteilen können.

11. Foto-, Video- und Tonaufnahmen im Studio

Foto-, Video- oder Tonaufnahmen von Teilnehmer:innen erstellen oder veröffentlichen wir grundsätzlich nur, wenn hierfür eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Dies gilt insbesondere für Veröffentlichungen auf unserer Website, in sozialen Medien oder zu Werbezwecken.

Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte rechtmäßige Verarbeitungen bis zum Widerruf bleiben unberührt.

12. Keine Analyse- und Tracking-Dienste

Wir setzen auf unserer Website derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste wie Google Analytics oder den Google Tag Manager ein. Sollte sich das ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung vorher an und holen, soweit erforderlich, deine Einwilligung ein.

13. Zählung von Buchungsklicks

Um die Wirksamkeit unserer Website zu beurteilen, zählen wir je Seite und Tag, wie oft auf einen Link zu Eversports geklickt wird und wie oft Besucher:innen über die Google-Suche oder unser Google-Unternehmensprofil auf die Website gelangen. Dazu sendet dein Browser beim Klick bzw. beim Aufruf die Adresse der Seite und die Art des Ereignisses an unseren Server. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf deinem Endgerät gespeichert. Wir speichern nur Datum, Seite und Art des Ereignisses, keine IP-Adressen, keine Kennungen und keine Nutzungsprofile; die Zählwerte werden nach spätestens 400 Tagen gelöscht. Soweit bei der Übertragung technisch deine IP-Adresse verarbeitet wird, gilt Abschnitt 3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung unseres Online-Angebots.

14. Google Maps

Auf unserer Website kann ein externer Link zu Google Maps verwendet werden, um unseren Studio-Standort anzuzeigen bzw. eine Routenplanung zu ermöglichen. Solange du einen solchen Link nicht anklickst, wird durch den bloßen Besuch unserer Website über diesen Link grundsätzlich keine Verbindung zu Google Maps hergestellt.

Wenn du den Link anklickst, verlässt du unsere Website und rufst Google Maps auf. Ab diesem Zeitpunkt verarbeitet Google personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Hierbei können insbesondere deine IP-Adresse, Browserinformationen und weitere technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Auf unserer Kontaktseite kannst du außerdem eine Karte von Google Maps anzeigen lassen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird erst geladen, wenn du auf „Karte laden“ klickst oder in den Cookie-Einstellungen zugestimmt hast, dass sie automatisch geladen wird. Dann wird eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt; dabei können insbesondere deine IP-Adresse, Browserinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet sowie Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

15. Google Fonts und sonstige externe Inhalte

Soweit auf unserer Website Schriftarten, Karten, Videos, Social-Media-Inhalte oder sonstige externe Inhalte eingebunden werden, kann beim Aufruf dieser Inhalte eine Verbindung zu Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt werden. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Wir binden Schriftarten nach Möglichkeit lokal ein, damit keine Verbindung zu externen Servern erforderlich ist. Soweit externe Inhalte nicht technisch erforderlich sind oder Cookies bzw. ähnliche Technologien einsetzen, erfolgt die Einbindung nur nach deiner Einwilligung. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

16. Social-Media-Links und Online-Präsenzen

Unsere Website kann Links zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken enthalten, z. B. Instagram. Solange du einen solchen Link nicht anklickst, werden über einfache Links grundsätzlich keine Daten an den jeweiligen Anbieter durch uns übermittelt.

Wenn du unsere Social-Media-Profile aufrufst oder mit ihnen interagierst, verarbeitet der jeweilige Plattformanbieter personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Für diese Datenverarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Plattformanbieters.

17. Werbung, Newsletter und Direktmarketing

Wir senden dir werbliche Nachrichten, Newsletter oder vergleichbare Marketingmitteilungen grundsätzlich nur, wenn du hierzu eingewilligt hast oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Organisatorische Nachrichten zu bestehenden Buchungen, Kursänderungen, Absagen oder Vertragsinformationen sind keine Werbung und können zur Vertragsdurchführung erforderlich sein.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe deiner personenbezogenen Daten erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting-Dienstleister, insbesondere IONOS
• Eversports als Buchungs- und Verwaltungsplattform
• Sportnavi.de GmbH im Rahmen des erforderlichen Datenaustauschs zur Berechtigungsprüfung, Check-in-Klärung und Abrechnung gemäß Ziffer 7a
• EGYM Wellpass GmbH im Rahmen des erforderlichen Datenaustauschs zur Berechtigungsprüfung, Check-in-Klärung und Abrechnung gemäß Ziffer 7b
• Zahlungsdienstleister, insbesondere die im Rahmen der Eversports-Zahlungsabwicklung eingesetzten Anbieter wie Stripe
• Kreditinstitute und Zahlungsnetzwerke, soweit dies für eine Zahlung erforderlich ist
• IT-, Website- und Wartungsdienstleister
• Steuerberatung, buchhalterische Dienstleister und Rechtsberatung, soweit die Weitergabe für ihre jeweilige Tätigkeit erforderlich ist
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• sonstige Dienstleister, soweit deren Einbindung für die genannten Zwecke erforderlich ist

Soweit Empfänger personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO, soweit gesetzlich erforderlich. Soweit Empfänger als eigenständige Verantwortliche tätig werden, erfolgt deren Verarbeitung nach den jeweils geltenden eigenen Datenschutzbestimmungen.

19. Drittlandübermittlungen

Soweit bei den von uns oder unseren Dienstleistern eingesetzten Diensten personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt eine Übermittlung nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Eine Übermittlung kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission erfolgen, etwa bei entsprechend zertifizierten US-Unternehmen im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Framework, oder auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen zu möglichen Drittlandübermittlungen durch Eversports, Stripe oder Google findest du zusätzlich in den Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Insbesondere gelten folgende Kriterien:

• Server- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.
• Kontakt- und Anfragedaten werden grundsätzlich bis zum Abschluss der jeweiligen Kommunikation gespeichert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage besteht.
• Buchungs-, Membership-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden für die Vertragsabwicklung und anschließend nur im erforderlichen Umfang zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gespeichert.
• Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen aufbewahrt, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO; je nach Art der Unterlage gelten derzeit insbesondere Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren.
• Sportnavi- und Wellpass-Berechtigungs- und Check-in-Daten speichern wir für die Durchführung und abschließende Prüfung der jeweiligen Teilnahme und Abrechnung sowie die Klärung von Korrekturen. Danach löschen oder anonymisieren wir eigene Aufzeichnungen, soweit sie nicht noch im erforderlichen Umfang als Abrechnungsbelege oder zur Klärung konkreter Ansprüche benötigt werden.
• Für die Prüfung oder Durchsetzung von Ansprüchen erforderliche Buchungs-, Check-in-, Stornierungs-, Teilnahme- und Kommunikationsnachweise speichern wir, soweit notwendig, bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfrist. Diese beträgt bei gewöhnlichen Zahlungsansprüchen regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und wir Kenntnis von den maßgeblichen Umständen und der verpflichteten Person haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit haben müssten (§§ 195, 199 BGB). Bei einem laufenden Verfahren, einer Hemmung oder einem Neubeginn der Verjährung oder anderen gesetzlichen Fristen kann eine längere Speicherung erforderlich sein. Nicht mehr benötigte Angaben werden vorher gelöscht.
• SEPA-Mandats- und Zahlungsdaten werden für die Dauer gespeichert, die für die Durchführung und den Nachweis der Zahlungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
• Gesundheitsangaben werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für die sichere Teilnahme bzw. den konkreten Zweck benötigt werden oder bis eine zugrunde liegende Einwilligung widerrufen wird. Soweit eine weitere Verarbeitung zur Klärung konkreter Rechtsansprüche oder aufgrund einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage erforderlich ist, beschränken wir sie auf den notwendigen Umfang und die hierfür erforderliche Dauer.
• Einwilligungs- und Widerrufsnachweise werden so lange gespeichert, wie dies zur Dokumentation der Einwilligung bzw. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung besteht.

Die vorstehenden Angaben beziehen sich auf die Speicherung durch RE:FORM STUDIO und die von uns angewiesene Verarbeitung. Für Verarbeitungen von Sportnavi, EGYM Wellpass, Eversports oder Zahlungsdienstleistern in deren eigener Verantwortung gelten die dortigen Datenschutzinformationen. Der technische Zugriff auf Daten in einem Partnerportal bedeutet nicht, dass wir sämtliche dort verfügbaren Daten zusätzlich speichern.

21. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns, z. B. per E-Mail an info@re-form-studio.de.

22. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden deine personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeitet, kannst du dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, ohne Gründe anzugeben. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Nach deinem Widerspruch verarbeiten wir deine Daten nicht mehr für diese Zwecke.

23. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist in der Regel:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Website: www.ldi.nrw.de

24. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen kannst du unmittelbar an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten richten.

Sollte künftig ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, werden dessen Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung veröffentlicht.

25. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich. Ohne Name, erforderliche Kontaktdaten sowie Buchungs- und Vertragsdaten können wir unsere Leistungen regelmäßig nicht erbringen.

Wenn eine Membership mittels SEPA-Basislastschrift bezahlt werden soll, sind die für die Einrichtung und Durchführung des SEPA-Mandats erforderlichen Bank- und Mandatsdaten für diese Zahlungsart erforderlich. Ohne diese Daten kann die Zahlung nicht per SEPA erfolgen; soweit angeboten und vereinbart, kann gegebenenfalls eine andere Zahlungsart genutzt werden.

Für eine Buchung und Teilnahme zu Sportnavi- oder Wellpass-Konditionen benötigen wir die Angaben, die zur Zuordnung deiner Buchung, zum Nachweis deiner Berechtigung und des Check-ins sowie zur Abrechnung erforderlich sind. Ohne die erforderlichen Nachweise können wir eine Teilnahme zu Sportnavi- oder Wellpass-Konditionen nicht bestätigen oder abrechnen. Wie technische Probleme oder fehlende Berechtigungen behandelt werden und welche Zahlungsfolgen sich gegebenenfalls ergeben, richtet sich nach den vereinbarten Teilnahmebedingungen und unseren AGB; diese Datenschutzerklärung begründet keine zusätzlichen Zahlungspflichten.

Gesundheitsangaben sind grundsätzlich freiwillig. Soweit wir ohne bestimmte teilnahmerelevante Informationen eine sichere Durchführung des Trainings im Einzelfall nicht beurteilen können, kann eine Teilnahme aus Sicherheitsgründen jedoch nicht möglich sein.

26. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch uns nicht statt. Etwaige Nachforderungen im Zusammenhang mit Sportnavi oder Wellpass prüfen wir unter Einbeziehung des Studiopersonals anhand der erforderlichen Buchungs-, Check-in- und Abrechnungsangaben.

27. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Website, eingesetzte Dienste oder unsere angebotenen Leistungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung. Soweit Änderungen eine gesonderte Information erfordern, informieren wir dich rechtzeitig. Beabsichtigen wir eine Verarbeitung für einen weiteren Zweck, erteilen wir die hierfür erforderlichen Informationen vor dieser Verarbeitung. Eine erforderliche Einwilligung wird durch die Veröffentlichung einer geänderten Datenschutzerklärung nicht ersetzt.

Stand: 04.11.2026